В эпоху цифровой трансформации предприятий методы работы с документами, основанными на ведении бумажных архивов, многократном копировании, «ручной» передаче и визировании документов устаревают и не отвечают современным трендам. На смену такому подходу пришли системы электронного документооборота (СЭД), которые уже доказали свою эффективность в совершенствовании процессов управления документооборотом.
Как отмечает Брозгунова Надежда Петровна, к.э.н., доцент кафедры бизнес-информатики Финансового университета при Правительстве Российской Федерации, российский рынок СЭД развивается значительными темпами, увеличение объёма выручки до 25% за последний год демонстрируют ТОП-20 поставщиков данного сегмента. В то же время пиковые значения перехода на российские системы электронного документооборота уже пройдены (за счет значительного числа проектов в крупных компаниях и государственных учреждений), тем не менее, аналитики прогнозируют достаточно стабильные темпы развития, порядка 10%, еще на протяжение нескольких лет. В данном случае акцент востребованности СЭД будет несколько смещен на компании малого и среднего бизнеса, в связи с необходимостью соответствовать современным реалиям в российском законодательстве.
Системы электронного документооборота позволяют автоматизировать процессы управления документами компании, минимизировать рутинные задачи и сосредоточить большинство ресурсов на основных, а не вспомогательных процессах.
При выборе СЭД компании исходят из определенных критериев, предопределяющие выбор, отметим основные их них.
1. Функционал систем электронного документооборота. Этот важнейший критерий охватывает возможности выполнения тех или иных функций и видов задач над документами. В настоящее время СЭД превратился из простого решения для оцифровки и маршрутизации документов в полноценную цифровую платформу, позволяющую эффективно управлять бизнесом, за счет встроенных инструментов информационной безопасности и ИИ-помощников.
В тоже время, появился некий тренд: при всей полноте функционала, пользователи делают акцент на быстрый (время реакции на выполнение задачи сокращается до 1 секунды), понятный и простой интерфейс, позволяющий быстро обучиться и эффективно работать в системе.
2. Интеграция и совместимость СЭД. Основной сложностью внедрения и использования данных систем в компаниях остается трудоёмкость их интеграции и миграции данных. Как отметает Алханнаш Ахмад, старший преподаватель кафедры бизнес-информатики Финансового университета при Правительстве Российской Федерации, «здесь важно отметить возможность их бесшовного встраивания в сложившейся IT – ландшафт компании, не нарушая возможность осуществления текущей деятельности. Большинство российских систем электронного документооборота в настоящее время сертифицированы под отечественные операционные системы, программные решения и базы данных, является весьма важным критерием в пользу выбора».
3. Гибкость и масштабируемость. Зачастую компаниям не подходят коробочные десктопные СЭД, в этом случае выбор падает на решения, поддерживающие No-code или Low-code технологии, что позволяет быстро адаптировать продукт под нужды компании. Гибкость и масштабируемость систем электронного документооборота будет играть решающую роль также при разрастании компании, расширении ее видов деятельности, когда необходимо будет вносить срочные изменения в ее системные настройки. Масштабируемость СЭД в настоящее время также проявляется с одной стороны в возможности добавления в нее новых смежных модулей таких как CRM и BPM, с другой стороны в возможности работы с системой одновременно на различных платформах, подразделениях и функциональных ролей.
4. Безопасность СЭД. В настоящее время компании все чаще сталкиваются с ИТ угрозами и решающее значение в выборе системы так или иначе связано с безопасностью. Здесь первостепенное значение принадлежит обеспечению конфиденциальности и сохранности данных компании, которые возможно обеспечить лишь в том случае, когда СЭД обладает передовыми технологиями шифрования и фильтрации трафика (включая удаление и подмену персональных данных), контроля доступа к системе и мониторинга активности во время ее работы. Наиболее полное обеспечение безопасности может быть достигнуто также при полном встраивании СЭД в информационный контур организации, с использованием внутренних серверов.
5. Стоимость СЭД. Данные критерий компании рассматривают с двух сторон: во-первых, это первоначальная стоимость внедрения системы электронного документооборота, сюда включаются приобретение «коробочной» версии, ее доработка и / или добавление различных модулей, интеграция с уже имеющимся системами компании, обучение пользователей. Во-вторых, это затраты связанные с дальнейшим использованием СЭД: это продление лицензий, затраты на поддержание системы в актуальном состоянии (обновление, добавление функционала и тп., которое может осуществляться собственными силами, либо средствами разработки), техническая поддержка разработчика системы. Сопоставление всех затрат по данным категориям предопределяет выбор по данному критерию.
Таким образом, российский бизнес все чаще при выборе СЭД обращает своё внимание на простые и удобные решения, обладающие мощным функционалом (зачастую с встроенными ИИ-помощниками), обладающие возможностями гибкой адаптации к изменениям, а также обеспечивающие высокий уровень защиты.