СОВЕТЫ КОНСУЛЬТАНТА: Презентация на ковре
Вторая статья из цикла, посвященного презентациям. Первая рассказывала о презентациях для инвесторов и была опубликована 10 декабря.
Когда начальственные кабинеты устилались коврами, выражение "побывать на ковре" имело помимо косвенного вполне прямое значение. Сейчас ковры ушли в прошлое, уступив место покрытиям "от плинтуса до плинтуса", но выражение осталось. Подчиненные ходят на доклад к начальству, а начальство в свою очередь ходит с докладами к еще более высокому начальству... и так далее. Раньше на доклад ходили с папочкой и меморандумами. В последние 10 лет папочку стал вытеснять ноутбук, а меморандумы - слайды. Что же нужно знать среднему корпоративному труженику, чтобы, оказавшись на ковре, не угробить свою карьеру и даже, наоборот, продвинуть ее. Доклады у руководства бывают двух видов. Первый - это когда выступающего вызывают. Второй - когда выступающий сам просит аудиенции.
Если на ковер вызывают, то целью доклада обычно бывает рапорт о проделанной работе; объяснения, почему дела идут не так, как было намечено; экспертный доклад по вопросу, находящемуся в компетенции сотрудника. Если аудиенция назначена по просьбе сотрудника, значит, он сам хочет чего-то добиться от руководства, например предложить освоить новое направление бизнеса, получить финансирование на проект или, допустим, утвердить план работ. Важнейшее отличие презентации для "ковра" от обычной среднестатистической в ее продолжительности. Среднестатистический презентер имеет в своем распоряжении около 20 минут и до 24 слайдов. Общее правило общения с руководством - "три слайда и 10 минут". Начальство не любит тратить время зря - это важнейшая аксиома. Сформировать три слайда для начальства - это одновременно и сложная и простая задача. Проста она методом своего решения: требуется сформулировать ответы на те вопросы, которые интересуют начальника. Классический пример - знакомая всем схема, которая в основном ассоциируется с революционерами, но на самом деле является идеальным планом ответа по теме "У нас проблема": - Кто виноват? - Что делать? - С чего начать? Для разных ситуаций "три вопроса" будут разными (см. таблицу типовых ответов). Однако не следует думать, что все начальники мыслят одинаково, - и в этом сложность задачи "трех слайдов". Надо мысленно влезть в шкуру руководителя, взглянуть на ситуацию его глазами, учесть его характер и ответить себе, что именно он хочет знать. А это не всегда просто. Главная проблема с начальством в том, что оно далеко не всегда знает, чего оно хочет, но очень хорошо знает, чего оно не хочет. Определенный элемент угадайки в этом деле сохраняется всегда. Однако может случиться и так, что руководитель не захочет ограничиваться 10 минутами. В этом случае выручат дополнительные слайды с более детальной информацией, которые расшифровывают, дополняют или варьируют ответы на "три вопроса". Их можно либо сложить в дополнительную презентацию, либо - для тех, кто хорошо владеет Powerpoint, - сделать из них так называемое custom show и запустить его в подходящий момент. Это же, кстати, может помочь и в том случае, если перед началом презентации вдруг станет очевидно, что "три вопроса начальника" просчитаны неверно. Те, кто обычно вызывает на ковер подчиненных, также время от времени оказываются в роли выступающих в похожих ситуациях. Руководитель, скорее всего, сам не будет браться за Powerpoint - нет времени. Скорее всего, презентацию подготовят подчиненные, а руководитель будет "озвучивать" ее на трибуне. Но важно помнить, что презентация менее всего является простой "озвучкой". Тот, кто последует совету фонвизинской госпожи Простаковой: "Зачем дворянам знать географию - на то есть извозчики", почти наверняка будет выглядеть во время выступления форменным Митрофанушкой. Руководитель может не готовить презентацию самостоятельно, но избави его боже думать, что он может позволить себе не подготовиться к выступлению. Во всяком случае, обязательно нужно сделать следующие вещи: - внимательно изучить и понять содержание слайдов и текста выступления; - просмотреть их в режиме экранного просмотра и прикинуть, где и как придется обращаться к ним; - прорепетировать выступление перед компьютером или с распечатками. И наконец, нужно быть внутренне готовым говорить о том, что не упомянуто в презентации: от руководителя ждут всесторонней осведомленности по предмету. А он должен соответствовать ожиданиям аудитории. Автор - главный консультант по презентационным продуктам компании "Михайлов и партнеры"