Менеджмент
Бесплатный
Сью Шелленбергер
Статья опубликована в № 3112 от 30.05.2012 под заголовком: Заморозить болтуна

Как получить от совещания максимум пользы

Многие считают совещания пустой тратой времени. Между тем это один из лучших способов изучить скрытые черты характера коллег и научиться ими управлять, считают эксперты

Стоит только начать совещание, как некоторые коллеги становятся просто невыносимыми: перехватывают инициативу в разговоре, фонтанируют дурными идеями. Офисные болтуны словно уничтожают весь кислород в комнате, и в атмосфере удушья хорошие идеи умирают. В итоге многие сотрудники отвлекаются от темы разговора, пишут эсэмэски и полностью устраняются от процесса принятия решения. Даже блестящие руководители в этой ситуации вынуждены прибегать к отчаянным мерам, лишь бы вернуть дискуссию в конструктивное русло.

Одни раздают на собрании шоколадки, другие включают на всю мощь кондиционер и доводят переговорную до состояния холодильника, в котором трудно сидеть и хочется побыстрее закончить обсуждение. Третьи требуют убрать девайсы и не отвлекаться или же устраивают технические перерывы.

Вопрос интригану

Но хуже всего, когда некоторые сотрудники откровенно саботируют обсуждение проблем на летучке. Чаще всего это скептики, эдакие «ноумены», которые считают, что «любое внесенное предложение все равно не будет работать», говорит Дана Браунли, основатель тренинговой компании Proffessionalism Matters в Атланте. В отношении закоренелых скептиков она использует следующую стратегию: до начала совещания приглашает их на ланч, дает им высказаться и пытается с ними договориться. А как только совещание начинается, она сразу устанавливает правило: тот, кто выражает недовольство, должен тут же внести конструктивное предложение.

Еще один сложный психологический типаж – молчаливый интриган, рассказывает Браунли. «Обычно это тихий человек, который сидит на «галерке». Но едва совещание заканчивается, как он перемещается к аппарату по продаже кока-колы и, потягивая напиток, планирует, как бы под тебя подкопаться», – печально усмехается эксперт. Он пытается во время летучки задавать побольше вопросов интриганам. Это хороший способ выяснить их позицию.

Для устрашения самых ярых смутьянов Браунли иногда ставит на стол смешную куклу Элмо. Она говорит участникам дискуссии: «Как только вы заметите, что мы отклоняемся от темы обсуждения, берите куклу в руки». Жест позволяет коллегам выразить недовольство, не прерывая дискуссии, объясняет она.

Шоколадка для скакуна

Бренна Смит до сих пор рассказывает всем о своей большой победе на одном совещании. Несколько лет назад она делала слайд-презентацию для нового босса и 10 коллег. Один из сотрудников грубо оборвал ее на полуслове. Он встал посреди презентации, вышел вперед и заявил, что ее идеи гроша ломаного не стоят. Чтобы сохранить лицо, Смит тут же сама пошла в наступление. «Ты хорошо выступил, но я все же хочу закончить презентацию. После этого мы обсудим мои идеи, а потом поговорим о твоих. Если, конечно, время останется», – заявила она нахалу.

В комнате воцарилось молчание. Коллега вернулся на место и больше не выступал. Ее предложение было принято, вспоминает Смит, ныне основательница и гендиректор сайта для женщин – управленцев высшего звена SheNow.org.

Не менее опасны для дискуссии на совещании и те сотрудники, что спонтанно перескакивают с одной мысли на другую. В прошлом году Самир Пенкар, консультант по менеджменту проектов из Миннеаполиса, ежедневно проводил собрания для 20 сотрудников в страховой компании. Два участника дискуссии постоянно уводили разговор в сторону от основной темы совещания. Тогда Пенкар решил принести в офис шоколадки. Как только сотрудники «начинали говорить на посторонние темы, я вручал им шоколадку», улыбается он. Ему пришлось прибегнуть к этой тактике шесть раз за две недели, пока сотрудники не научились придерживаться повестки дня.

Неуместный вопрос

Чтобы не тратить время попусту на летучке, иные руководители специально заранее организуют встречу со скептически настроенными сотрудниками и проговаривают с ними все их возражения. И только после этого собирают общее собрание и обсуждают конкретное решение, которое хотелось бы принять, рассказывает Патти Джонсон, гендиректор PeopleResults, консалтинговой компании по карьерным вопросам в Далласе.

Она вспоминает, как несколько лет назад присутствовала на встрече, где сотрудники пытались выработать компромиссное решение по новому проекту. Но в какой-то момент дискуссия чуть не рухнула из-за неуместного заявления одного топ-менеджера. «Она задала вопрос, на который невозможно было ответить, и тем самым выбила выступавшего из колеи», – вспоминает Джонсон. На встрече присутствовало 15 подчиненных руководителя, и некоторые удивились: «Зачем вы спрашиваете об этом сейчас? Неужели нельзя было раньше поднять проблему?» Тем не менее одного-единственного скептического замечания хватило, чтобы приостановить работу над проектом. Что, похоже, весьма порадовало скептически настроенного топ-менеджера.

В этом году исследователи карьерного сайта Salary.com попросили респондентов перечислить, на что они, как им кажется, в течение рабочего дня тратят время попусту. Первое место в списке заняло утверждение «слишком много совещаний» (47% опрошенных, или 3164 респондента). Для сравнения: в 2008 г. на чрезмерное количество совещаний жаловалось 42% участников опроса.

Билл Шелтон, президент рекламного агентства Left Field Creative в Сент-Луисе, признается, что люди, работающие в рекламной индустрии, часто «затягивают летучки, потому что рисуются друг перед другом и пытаются всячески привлечь внимание к собственной персоне».

Чтобы не затягивать совещания, начальник на его прошлом месте работы ставил стол в конференц-зале прямо под кондиционеры. «За час до встречи он устанавливал термостат на 50 градусов по Фаренгейту (10 градусов по Цельсию), а потом просил сотрудников оставить свитера за дверью», – рассказывает Шелтон. «У нас были самые эффективные, самые продуктивные совещания, которые я когда-либо видел. Все говорили только о бизнесе, не отвлекаясь на посторонние темы, и только и мечтали сбежать из этого холодильника», – смеется он.

Пока никто не прокомментировал этот материал. Вы можете стать первым и начать дискуссию.
Комментировать