При планировании цифровизации компании часто выбирают для автоматизации самую обсуждаемую проблему вместо наиболее подходящей. В ГК Softline предупредили, что такой подход приводит к созданию систем, которые не решают исходные задачи бизнеса. Наиболее частым сценарием провала является перенос хаоса из электронных таблиц в новую среду: если в сервисной службе не были зафиксированы статусы и сроки реакции, копирование этой логики в систему лишь сменит инструмент, но не решит системных проблем.
Другими типичными ошибками являются автоматизация редких задач, когда команда тратит недели на настройку процесса, который запускается раз в квартал, и выбор процессов без владельца. Если согласование идет между несколькими подразделениями и ни одно не отвечает за правила целиком, проект останавливается на этапе согласования регламента.
Чтобы избежать этих рисков, в ГК Softline рекомендуют использовать систему из шести критериев. Хороший кандидат для первого пилота должен иметь высокую частоту
запусков, значительный объем ручного переноса данных между системами, историю регулярных ошибок или просрочек, а также понятного владельца процесса. Кроме того, процесс должен включать несколько участников с передачей задачи и иметь метрику, которую можно замерить до и после запуска.
Для бизнеса это означает необходимость предварительного аудита. ГК Softline обращает внимание, что отделам продаж, юридическим и финансовым подразделениям следует выявить операции, где сотрудники ежедневно копируют данные или дублируют ввод. Автоматизация таких рутинных точек входа, как обработка входящих заявок или согласование договоров, дает быстрый измеримый эффект.
В компании считают, что провал пилотного проекта обычно связан с неверным выбором процесса. Перед запуском необходимо письменно зафиксировать входные данные, результат, роли, статусы и исключения, иначе настройка маршрута потребует постоянных доработок.
Перед запуском пилота в ГК Softline рекомендуют провести организационную подготовку, которая включает назначение владельца с правом принятия решений, описание ролей участников и согласование списка ИТ-интеграций. В компании подчеркивают, что все договоренности должны быть зафиксированы письменно. Если процесс не имеет четкого регламента, его сначала необходимо перевести на бумагу: две-три страницы с описанием маршрута, статусов и порядка действий в нестандартных ситуациях снимают основную часть будущих доработок и предотвращают остановку проекта на этапе настройки.