Восемь правил эффективных совещаний

Чтобы дискуссия топ-менеджеров не превратилась в пустую говорильню

Каждую неделю руководители участвуют в десятке совещаний с составом от пяти до 10 человек: в совещаниях по стратегическим вопросам, крупным проектам, развитию новых направлений бизнеса. У менеджеров высшего звена на совещания уходит 60% рабочего времени, да и то при условии, если встречи хорошо организованы. Никто не ставит под сомнение важность совещаний, но они имеют обыкновение затягиваться и вместо запланированных 1,5 ч длятся по 3–5 ч. Вот восемь правил, которые позволяют руководителю вдвое сократить временные затраты на 3-часовое совещание с 5–7 участниками.

1. Совещание начинается с подготовки. Мало разослать всем приглашение в Outlook с темой. Не поленитесь составить повестку – перечислить, какие вопросы будут рассмотрены и каков лимит времени на каждый вопрос. Таким образом участники сэкономят 5–7 мин на знакомство с регламентом, а качество обсуждения повысится.

2. Определите необходимый минимум участников. Чем больше участников, тем больше времени может быть потеряно. Не приглашайте участников только потому, что их присутствие не помешает. Задайтесь также вопросом, насколько необходимо участникам присутствовать на протяжении всего совещания. Иногда некоторых участников можно пригласить только на те 20 мин, в течение которых будет обсуждаться вопрос, в котором их участие необходимо, и отпустить после. Таким образом можно сократить состав на 2–3 человека и сэкономить до 15–20 мин совещательного времени (ведь каждый из присутствующих захочет высказаться по двум-трем вопросам повестки).

3. Позаботьтесь о том, чтобы все участники заранее погрузились в тему. Изучать информацию с нуля непосредственно во время совещания – значит потратить много нужного времени впустую. Распределите, кто какой вопрос готовит и какие материалы следует заранее выслать всем участникам совещания. Тем самым вы сэкономите 20–30 мин на вникание участников в детали. Бывали и случаи, когда после предварительного знакомства с материалами становилось ясно, что обсуждать еще нечего – проект слишком сырой.

Вы видите часть этого материала
Подпишитесь, чтобы дочитать статью
Подарки за годовую подписку