Скрытые резервы времени
В начале будущего года в Англии в продажу поступят офисные столы, которые в течение одной минуты трансформируются в кровать. Разработчик новинки англичанин Энтони Дикси не сомневается в том, что его изобретение будет пользоваться большой популярностью. Рабочий день растет. Согласно результатам исследования, проведенного недавно Международной организацией труда (МОТ), по сравнению с 1990 г. средний американец стал работать на 36 часов в год больше, а жители Чехии - на 100 часов. Данных по России нет, но очевидно, что эта проблема актуальна и у нас. Рабочий день продолжительностью от 10 часов и выше - стиль жизни многих российских руководителей. По словам Елены Скриптуновой, генерального директора компании "Аксима-консалт", подавляющее большинство глав компаний - клиентов ее фирмы жалуются на увеличение рабочего дня и постоянную нехватку времени. Основная причина этого, по мнению специалистов, заключается в том, что менеджеры распыляют свои силы. После того как "Аксима-консалт" сделала хронометраж нескольких рабочих дней генерального директора одной небольшой российской компании, выяснилось, что он постоянно отвлекался от своих дел из-за того, что каждый час к нему забегал кто-нибудь из подчиненных для решения "неотложной" проблемы. "Доступ к телу этого руководителя имели практически все. К нему заходили даже с пустяковыми вопросами, он бросал все и начинал этим заниматься", - рассказывает Елена Скриптунова. Дэвид Льюис в книге "Стресс-менеджер. Как сэкономить 10 часов в неделю и уйти от стресса" утверждает, что в некоторых компаниях 97% рабочего дня менеджеров уходит не на управление, а на исполнение и только 3% посвящается работе, выполнение которой и есть их прямая обязанность.
Но даже те руководители, которые хорошо усвоили науку делегирования, время от времени "зашиваются" из-за нехватки времени. В этом случае весьма полезными могут оказаться ноу-хау людей, которые умеют управлять временем.
"Самое трудное я стараюсь начинать с утра, а все остальное - потом. Иначе постоянно отвлекаешься на что-то и в результате приходится засиживаться допоздна", - рассказывает Галина Вайсбанд, глава московского офиса компании TNT Express Worldwide. Для того чтобы уйти с работы вовремя и при этом успеть сделать все, Галина Вайсбанд использует весьма нехитрый, но эффективный способ: "Я стараюсь запланировать какую-нибудь встречу, которую нельзя будет отменить, либо купить билеты в кино или театр. Это очень хорошо дисциплинирует. Я знаю, что просто обязана все успеть до шести вечера". Сергей Тарасов, руководитель московского представительства компании Sun Microsystems, приходит на работу после десяти утра, а уходит примерно в семь вечера. Его фирменный секрет - отсутствие бумажного документооборота. Все сделки и транзакции Тарасов одобряет нажатием четырех клавиш - OK и ST (его инициалы). "Учитывая, что в день через меня проходят десятки сделок, то на этом я значительно экономлю и свое, и чужое время", - говорит он. Большая часть его общения как с коллегами, так и с партнерами осуществляется при помощи компьютера. "Во-первых, это удобно: в любой момент я могу найти любой документ, в отличие от бумажки, - говорит Тарасов. - А во-вторых, так люди проще и более кратко излагают свои мысли". Электронная корреспонденция, в которой более 20 строчек, в Sun Microsystems считается "нечитабельной". "Лирика" запрещена. "Не нужны официозы типа "Уважаемый Сергей Алексеевич... " Все это и так знают", - говорит он. Галина Вайсбанд, которая предпочитает разговаривать с человеком "лицом к лицу", в целях экономии времени стала активно использовать электронную почту. "Обычно люди говорят намного больше, чем пишут. Письмо - это кратко, быстро и эффективно", - объясняет она. Джеф Шингалс, президент компании Digital, говорит, что благодаря компьютеру и факсовому аппарату, которые установлены у него дома, он может приступить к тем заданиям, которые выполняет сам, как можно раньше. "Я могу посвятить им то время, которое иначе я провел бы в автомобильных пробках, поэтому я могу отправиться в офис или на встречу, избегая часов пик", - говорит Шингалс (цитата из книги Льюиса "Стресс-менеджер").
Однако активное электронное общение может породить и проблемы. Сергей Тарасов в течение рабочего дня получает порядка 200 электронных писем. Около 80% из них, по его словам, - это мусор. В этом случае может помочь хороший секретарь, который, кстати, избавит руководителя и от ненужных телефонных звонков. Дэвид Льюис подсчитал, что отказ от чтения ненужной корреспонденции экономит 30 мин в неделю, отказ от чтения газет и журналов, не связанных с работой, - 120 мин, отказ от пустых разговоров по телефону - 180 мин, отказ от приема случайных посетителей - 240 мин, отказ от совещаний - 360 мин.
Совещания - самый серьезный пожиратель времени.
Сергей Зиновьев, генеральный директор компании "Инвакорп Фарма", рассказал, что в среднем у него уходит на совещания по четыре часа в день (иногда столько длится одно совещание). То есть в неделю набегает порядка 20 часов. Такой "совещательный показатель" довольно распространен среди российских топ-менеджеров. Но специалисты по управлению уверены, что оптимальная продолжительность совещания - один час. Полтора часа - это максимум. "Если оно затягивается дольше, то его эффективность значительно падает", - говорит Елена Скриптунова из компании "Аксима-консалт". В некоторых японских компаниях принято проводить совещания стоя, что позволяет обсуждать все вопросы более оперативно. Эту традицию подхватили и некоторые американские компании. По мнению Льюиса, много времени тратится впустую из-за регулярных совещаний, проводимых скорее по привычке, чем с какой-либо ясно очерченной целью. Поэтому определение цели - это первое, с чего должна начинаться подготовка к совещанию. Сергей Тарасов советует не составлять слишком большую повестку совещания, иначе часть присутствующих будет попросту скучать. "Люди должны присутствовать только на тех совещаниях, где они действительно необходимы, вне зависимости от статуса", - говорит Тарасов. Консультанты советуют не назначать совещания на утро понедельника (как это заведено во многих компаниях) и на вторую половину дня в пятницу. Если все совещания начинаются вовремя - это также в целом дает существенную экономию времени. "Специфика многих российских начальников - на совещания они приходят последними. Если начальник опаздывает, то и сотрудники опаздывают. Лично я прихожу всегда за две минуты до начала совещания", - говорит Тарасов. Марина Шакалова, генеральный директор тренинговой компании MTI, считает, что дисциплинировать нужно не только себя и своих подчиненных, но и клиентов. "Бывает так, что приезжаешь на встречу к клиенту, а он задерживается. В этом случае я всегда говорю, что, конечно, подожду, но в нашем распоряжении останется меньше времени", - говорит она.
Дэвид Льюис советует не назначать совещания строго на конкретный час. В его книге приведены данные исследования, которое показало, что люди более пунктуальны, если время начала совещания указано часом и минутами. На совещание, назначенное на 10 утра, опоздает большее число людей, чем на совещание, назначенное на 10 минут одиннадцатого.
Хроническая нехватка времени приводит к тому, что человек постоянно находится в состоянии стресса из-за чувства, что все выходит из-под контроля, он не успевает сделать весьма важные дела. В целом справиться с проблемой помогают два важных навыка - умение правильно формулировать цели своей каждодневной деятельности и привычка все дела разделять на приоритетные и второстепенные. Но даже эти навыки окажутся бесполезными, если отсутствует самодисциплина. По большому счету, она ключ к хранилищу дополнительного времени.