Статья опубликована в № 3655 от 19.08.2014 под заголовком: Наука «прикрывать тылы»

Несколько советов: как правильно подготовиться к отпуску

В пору отпусков в офисах пустует множество рабочих столов. А оставшиеся сотрудники сбиваются с ног, работая за десятерых. Как этого избежать?
David Ramos / Bloomberg
Страх приводит к катастрофе. Ян Гуден

гендиректор Chiumento. «Необходимо избежать ситуации, когда за две недели отпуска вашего коллеги проблемы будут накапливаться и ситуация станет угрожающей. Боязнь сказать «я несовершенен» приведет к катастрофе»

Психологи утверждают, что правильно организовать работу в это сложное время не так уж и трудно. Нужно просто соблюдать несколько правил.

Для начала стоит задать себе вопрос: каков обычный стиль работы коллеги, который собирается в отпуск. Если у него репутация человека, который вечно не доделывает работу, организуйте специальную встречу за неделю до начала его отпуска, чтобы он официально передал вам дела. Если есть возможность, пригласите на эту встречу начальника. «Отпуск вовсе не означает того, что человек перестает нести ответственность за свою работу», - говорит Ян Гуден, гендиректор консалтингового агентства в сфере управления персоналом Chiumento. «Сотрудники ответственны за то, чтобы минимизировать негативные последствия своего отпуска для команды, с которой они работают», - настаивает он.

Второй шаг: обязательно спросите у уходящего в отпуск сотрудника, не работает ли он сейчас над важным проектом. Если это так, то обязательно обсудите это с ним на встрече перед отпуском, советует Джон Лис, карьерный коуч и автор книги Secrets of Resilient People («Секреты жизнерадостных людей»). Вы, с одной стороны, не должны показать, что неохотно берете дополнительную работу. С другой стороны, не стоит и позволять взвалить на себя чужой воз полностью. «Всегда есть способы сказать «нет» в такой форме, будто вы говорите «да», - объясняет Лис.

Если же на вас все-таки взвалили огромное количество работы, это повод для того, чтобы предупредить руководство: количество неожиданных дополнительных обязанностей неминуемо приведет к падению качества вашей собственной работы. «Можно тонко намекнуть, что на вас повесили тыщу обязанностей помимо вашей воли», - говорит Лис.

Но даже если вы все правильно распланировали, в один прекрасный день можете обнаружить, что не в состоянии выполнить все то, что обязались сделать. Выяснилось, что это труднее и занимает больше времени, чем вы изначально предполагали. Гуден по этому поводу говорит: «Вы должны отдавать себе отчет в своей некомпетентности. Если вам поручили слишком трудное задание, попросите помощи. Если этого недостаточно, попросите дать вам помощника или снабдить вас другими ресурсами. Или же спросите, каковы приоритеты в этой работе».

Если беда разразилась как гром среди ясного неба, спасать положение придется всем миром, позвав коллег на помощь. Если же вам нужно позвонить человеку, находящемуся в отпуске, то помните простое правило: звонить можно только в том случае, если человек владеет очень нужной, необходимой для продолжения работы информацией. Но не звоните ему по четыре раза в день.

Вы можете также попросить кого-то из топ-менеджеров курировать вашу работу, провести совещание с другими сотрудниками или послать коллеге, находящемуся в отпуске, электронное письмо с описанием возникших проблем и поставить в копию вашего босса. В этом случае ваш коллега не сможет после отпуска, едва открыв дверь офиса, заявить: «Я здесь, и сейчас все проблемы будут решены», поставив тем самым вас в положение человека, который сделал мало или вовсе ничего не сделал.

И наконец, помните: работа за двоих имеет и положительные стороны. Вы получите новый опыт и расширите сеть контактов в компании. А если вы делаете работу за вашего начальника, у вас есть шанс продемонстрировать профессионализм. Возможно, это приведет к повышению. Кроме того, не забывайте: кто-то во время вашего отпуска должен будет прикрывать и ваши тылы.

Пока никто не прокомментировал этот материал. Вы можете стать первым и начать дискуссию.
Комментировать