Советы консультанта: Бизнес-события: построить докладчиков

Деловая конференция, семинар, презентация существенно теряют в качестве, если регламент не выдержан. Строго соблюсти время начала и завершения каждого этапа делового мероприятия – лучший способ выразить уважение к участникам со стороны организаторов.

Нередко регламент срывается из-за плохого тайм-менеджмента докладов и выступлений. Как ввести их в четкие предсказуемые границы?

Для начала позаботьтесь о надежности технической части. Проверьте, приготовлены ли запасные микрофоны и комплекты батареек к ним, – без этого никуда. Убедитесь, что презентации спикеров присланы и загружены на соответствующий компьютер. Если кто-то из докладчиков не прислал свои слайды заранее, значит, он выступает без них, а не тратит время сотен людей на собственные манипуляции с флэшкой.

Формируя повестку конференции, закладывайте резервы. Например, заявляя в программе получасовые выступления, докладчиков ориентируйте на 20-минутные, остальное – ответы на вопросы. Резервное время смягчит удар, если кто-то из докладчиков слишком увлечется. Заранее проверяйте презентации докладчиков на предмет реалистичности их намерений. Ну не может выступление на 22 слайда с подробными цифрами уместиться в 15 минут.

Проинструктируйте модераторов, как управлять ситуацией в реальном времени. Если докладчик вышел за рамки, справедливо будет пожертвовать возможностью задать вопросы этому докладчику, но не временем доклада следующего.

Используйте крупный наглядный таймер с обратным отсчетом, видимый выступающим и модератору. Полезны также таблички «осталось 10 минут», «осталось 5 минут». Особенно «увлеченным» докладчикам не повредит и реплика модератора: «Иван Иванович, у вас ровно минута, время подытоживать!»

Опережение графика ничуть не лучше отставания. Поэтому у модератора должны быть домашние заготовки на случай неожиданного отсутствия кого-то из выступающих, слишком краткого доклада или паузы вместо вопросов. Например, если есть соответствующее оборудование, можно устроить интерактивное голосование. Или зачитать из твиттера лучшие сообщения участников конференции.

Организуйте работу с вопросами. На больших мероприятиях принимайте вопросы только на записках или в твиттере. Выделите человека, сортирующего вопросы и передающего их выступающему. Передача микрофона в зал создает неприятные технические паузы и не позволяет уделить драгоценное время лучшим вопросам.