Макулатура
Помните идею "безбумажного офиса"? На поверку она оказалась очередным растаявшим миражом времен интернет-бума. А перспективы выглядели многообещающими: традиционная почта, ползущая к нам черепашьим шагом, вот-вот отомрет, а вместе с ней уйдет в небытие и сама бумага - продукт дорогой и неэкологичный в изготовлении.
Случилось обратное: с развитием Интернета к тем грудам бумаги, которые уже громоздились в офисах, прибавились новые. Кроме обычной переписки, внутренней и внешней, сотрудники офисов имеют обыкновение складывать у себя на столах распечатанные на принтере листки электронной почты. Страницы, которые они просматривают в Интернете, для удобства обычно тоже распечатываются. Что делать дальше со всей этой бумагой? Психологи различают здоровый и нездоровый подходы к этой проблеме. Здоровый подход к документам, притекающим ежедневно в большом количестве, - классифицировать, подшить к делу, положить в папку, отправить в архив, использовать по назначению и выбросить в мусорную корзину. Люди, отличающиеся таким подходом, способны вначале решить, насколько важен данный документ. Будет ли впредь возникать необходимость вновь и вновь обращаться к нему? Если да, его надо положить в папку, шкаф или иное место, где он будет максимально доступен по первому же требованию. Если требуется не хранение самого документа, а выполнение неких предписываемых им действий, то надо, выполнив эти действия, безжалостно выбросить ненужный документ. Как показывает опыт, основная часть бумаг, с которыми имеет дело сотрудник любого офиса, - документы одноразового использования, которые просятся в мусорную корзину немедленно после прочтения. Бюрократическая шелуха, бумажный сор - все эти циркуляры, меморандумы, рекомендации и предписания, немедленно после получения превращающиеся в туалетную бумагу, - требуют обязательного выкидывания, а то и уничтожения в специальной машине, именуемой шреддером (как ей пользоваться - хорошо знают сотрудники Enron).
Нездоровый подход предполагает прежде всего неспособность оценить важность той или иной бумаги в иерархии корпоративных ценностей. У подобных людей бумажные горы на столах растут лавинообразно. Каждую вновь поступившую бумажку такой сотрудник автоматически кладет сверху, на громоздящуюся кипу, за которой порой не видно его самого. Он просто не верит, что успеет внимательно прочесть каждый документ, и оставляет все - на случай, если там вдруг окажется что-то важное. Просматривать документацию в порядке поступления он не в состоянии. Горы высятся, по-настоящему нужные бумаги теряются, срочные и бессмысленные путаются между собой. Хуже того, некоторые еще и обрастают копиями. Подобное складирование не имеет ничего общего со здоровой систематизацией, о которой говорилось выше. Складирование бумаг - сродни самым архаичным животным инстинктам. Вспомним, как хищники закапывают добычу, которую не могут съесть тут же. Патологическое собирательство, утверждают психологи, имеет отношение к целому ряду проблемных черт характера: болезненной страсти к чистоте и порядку, механистической пунктуальности, упрямству, скупости. Собственно, сотрудник, трясущийся над каждой бумажкой и неспособный воспользоваться ни одной из них, являет собой классический пример скупого рыцаря, умирающего от голода над сундуком, набитым добром. (FT, 4. 07. 2002) Автор - профессор психологии University College Лондонского университета