Статья опубликована в № 4380 от 08.08.2017 под заголовком: Agile в личной жизни

Методики гибкого управления Agile, Scrum и Kanban улучшают личную жизнь

Как использовать профессиональные инструменты управления в домашней жизни

Все больше компаний берет на вооружение методы управления гибкими проектными командами, которые позволяют в сжатые сроки выводить на рынок продукты более высокого качества. Но эти методы могут сделать более продуктивной и личную жизнь человека. Вот что об этом в интервью HBR рассказал Фрэнк Сосьер, коуч компании FreeStanding Agility.

– Что побудило вас использовать профессиональные решения у себя дома?

– Большая часть моей работы – это коучинг различных команд с целью повышения их эффективности и самоорганизации. Мы с женой как-то разговорились на эту тему и пришли к выводу, что наша семья – тоже своего рода команда из пяти человек и нам могут пригодиться похожие подходы.

– Какие конкретные продуктивные практики вы внедрили в своей семье?

– Во-первых, доски для визуального планирования. Я использую доску для визуального планирования Personal Kanban для регулирования и совмещения профессиональных и личных планов. Она помогает ничего не упустить и сосредотачиваться на нужной задаче в нужное время.

Стена прививает привычку вести себя определенным образом – например, в тот момент, когда какие-то дела визуально застряли в колонке «сделать». Для домашних дел это тоже вполне подходит. Мы используем колонки «сделать», «делается» и «сделано», а также разные дни недели. В идеале нам бы хотелось, чтобы листок, наклеенный в определенном месте, перекочевал в другое в течение дня, это мы называем «динамикой». Это позволяет увидеть продвижение своими глазами, а также заметить и обратное, если что-то безнадежно застряло.

Моим детям нравится брать листки для напоминаний и наклеивать их на доску. Например, они могут вклеить листок со словом «боулинг» в колонку, посвященную выходным. Все это помогает нам прислушиваться к новым идеям, договариваться и уступать друг другу.

Во-вторых, доску можно использовать для семейных собраний. Когда в работе с профессиональными командами мы используем Scrum, чаще всего мы выбираем цикл длиной в 2–3 недели с ретроспективными собраниями, которые позволяют держать все под контролем. Наши семейные собрания похожи на такие встречи, где мы обсуждаем самые важные моменты, над которыми нужно поработать. Мы проводим семейный совет каждый второй выходной. Вошло в обычай, что ведет собрание наш семилетний ребенок, это помогает ему развивать навыки коммуникации.

Ежедневная сверка часов. Мы пытаемся как минимум несколько раз в течение дня делать регистрационные отметки на доске. Мы стараемся вместе ужинать и во время ужина спрашиваем друг друга о том, как прошел день, что нам понравилось, какие ошибки мы совершили и т. д. Вторая сверка часов происходит, когда дети уложены в постель, мы с женой идем на кухню и обсуждаем дела прошедшего дня и ожидания от будущего.

Еженедельное планирование. Каждый четверг после того, как дети уснут, мы с женой на кухне обсуждаем планы на выходные и расписание на следующую неделю, а также то, что нужно сделать, чтобы все наши планы состыковались друг с другом.

Рабочий стол на компьютере. Недавно я решил поэкспериментировать с рабочим столом своего компьютера и разделил все папки и ярлыки на пять групп: «прочесть», «читаю», «использовать», «навести справки», «сохранить». В центре рабочего стола находится «корзина». По мере работы я перемещаю иконки в соответствующие разделы. Мне хотелось бы понять, стану ли я успевать больше, если организую папки и закладки в том порядке, в котором я собираюсь с ними взаимодействовать. Это эксперимент, но он уже начинает приносить плоды.

Плюс/Дельта. В конце насыщенного рабочего дня я использую метод быстрой обратной связи, который называется «Плюс/Дельта». Я беру лист бумаги и делю его на две части. В верхней части левой колонки я рисую знак «Плюс». В правой я рисую знак «Дельта», который обозначает изменения. В колонке «Плюс» записываю все, что у меня получилось хорошо. В колонке «Дельта» фиксирую то, что бы я хотел сделать по-другому. Это прекрасный способ учиться на ошибках и расставлять все точки над i.

Таблица расходов. Примерно раз в квартал мы с женой записываем все потенциальные расходы, чтобы иметь представление о будущем. Это может быть что угодно: от новых шин для автомобиля и планов на отпуск до новой обуви для детей. Мы заносим все это на листок бумаги в окружность, разделенную на четыре части: высокая важность, низкая важность, высокая стоимость, низкая стоимость. Это помогает нам достигнуть взаимопонимания по поводу того, какие расходы нам предстоят для достижения поставленных целей.

– Инструментов очень много. Сколько же времени все это занимает?

– В реальной жизни на все это уходит немного времени. Необязательно делать все сразу, процесс задуман как постепенный. Ежедневно я смотрю, что намечено на моей визуальной доске на этот день, и принимаю окончательное решение о том, что на самом деле нужно сделать (на это уходит пять минут). Это похоже на ежедневные ситуации профессиональных рабочих коллективов, когда в конце итерации, или так называемого спринта, команда должна за короткое время разобраться с делами. Гораздо больше времени занимает обдумывание дел, которыми вы пока не можете заняться. Когда вы знаете, что не попавшее на доску дело не будет сделано на этой неделе, это принуждает расставлять приоритеты.

– Насколько трудно было заинтересовать членов семьи в использовании этих практик?

– Немного нытья и стонов пришлось выслушать, и они бывают до сих пор, но это в порядке вещей. Мы стараемся научить детей тому, что в семье все хорошо только тогда, когда мы все вносим свой вклад и готовы к сотрудничеству. Безусловно, детей очень вдохновляет, когда они чувствуют, что решения не просто спускаются сверху. К тому же они приобретают важные привычки и навыки самоорганизации.

На семейном собрании

Мы проверяем свое эмоциональное состояние (вне себя, грущу, рад, боюсь). Это важно уяснить в начале встречи. Смысл в том, чтобы люди полностью погружались в обсуждаемые вопросы на собрании. Если что-то мешает им, они должны иметь возможность сказать об этом.
Каждому дается возможность отметить что-то хорошее, что они узнали о своих домашних. Это помогает укрепить позитивный настрой.
Далее следует секция, посвященная поручениям по дому. Здесь мы все можем выбрать задания, которые нужно сделать в течение недели, а затем отчитаться об их выполнении.
И есть список пунктов, которые мы должны обсудить всей семьей (например, задания, не сделанные с прошлого собрания, школьные проекты детей, приоритеты на следующую неделю и т. д.).

– Некоторые из ваших методик совсем не требуют сложного технического оборудования. А что происходит, когда вы далеко от стены с доской? Есть ли столь же действенные электронные инструменты?

– Я люблю простые методы без участия технологий, потому что приобрести хорошую привычку гораздо важнее, чем научиться пользоваться инструментом. Разумеется, есть масса цифровых способов делать все то же самое – например, пользоваться приложениями. Но я заметил, что при использовании подобных приложений многие хорошие идеи остаются без движения, а простое действие по перенесению листка из графы в графу придает всему делу какую-то особую динамику. Также я обнаружил, что члены команды более активно общаются, если они собрались вокруг реальной физической доски.

– Как изменилась ваша семейная жизнь благодаря использованию этих методов?

– То, что мы увидели всю свою жизнь, разложенную по полочкам в одном месте, принесло сразу большую пользу. Перед нами появился огромный список того, что нам приходится делать каждый день, – все эти задачи, которые лежат на нас как на супругах и родителях. Мы поняли, почему так часто перегружены. И это побудило нас решить, что для нас действительно ценно, и верно расставить приоритеты.

Также нам стало легче находить взаимопонимание с близкими по вопросам расписания, координировать повседневные дела всех членов семьи и будущие планы. Теперь незамеченным остается очень немногое.

– Дает ли система сбои?

– Маленьким детям нелегко сосредоточиться на семейных собраниях. Мы следим, чтобы они продолжались не дольше 15 минут, а также угощаем ребят лакомствами, покрываем стол белой бумагой и даем им маркеры. В конце каждого собрания мы стараемся поиграть или заняться чем-нибудь интересным. Кроме того, мы позволяем пятилетнему ребенку уходить раньше остальных, когда он сильно устает.

– Повысили ли эти меры вашу производительность на работе?

– Они точно помогли мне в рабочие часы сосредоточиться на самом важном. Нас постоянно преследуют всякие отвлекающие моменты, которые все кажутся самыми важными, но зачастую это неправда. Поэтому нам нужно с умом решать, когда все-таки отвлечься, а когда не стоит этого делать. Мы должны осознавать, что для нас действительно важно – как дома, так и на работе.

Об авторе: Дана Русманьер – редактор HBR

Оригинал статьи