В настоящее время практически ни одна организация или индивидуальный предприниматель не отходится без использования машиночитаемой доверенности, хотя появился этот термин в российском правовом поле относительно недавно. Только в 2024 году её оформление и применение стало обязательным для всех сотрудников и других доверенных лиц организаций и ИП, совместно с электронной подписью физического лица. По общему правилу машиночитаемая доверенность необходима для подтверждения полномочий в электронном виде, т.е. в виде понятного компьютеру документа. Она является неотъемлемой частью представляемого пакета этих документов и хранится в одной из информационных систем.
Оформление машиночитаемой доверенности осуществляется в соответствии с требованиями Гражданского кодекса Российской Федерации и подзаконными актами. Полностью оформленные машиночитаемые доверенности хранятся на официальных сайтах операторами государственных и муниципальных информационных систем, на официальном сайте Банка России.
Например, созданные машиночитаемые доверенности для взаимодействия с Банком России через личный кабинет на его сайте используется машиночитаемая доверенность, размещенная Минцифры России на Едином портале госуслуг, также как и Федеральная нотариальная палата на своем сайте часто использует для доверенностей, удостоверенных нотариусами, размещенную Минцифры России на Едином портале госуслуг. Федеральная налоговая служба Российской Федерации, на своей цифровой платформе для организации самообслуживания налогоплательщиков, позволяет в том числе оформить доверенность в таком формате с целью взаимодействия субъектов предпринимательства между собой, что создает доверительную среду и существенно упрощает, и сокращает временные и материальные издержки.
Доверенность должна быть машиночитаемой в случаях, когда представитель, действующий от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя, например, от имени участника финансового рынка, представительства иностранного юридического лица, подписывает электронные документы своей квалифицированной электронной подписью. Данные процедуры установлены нормативно-правовыми актами, в том числе Федеральным законом "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ.
Тем не менее, государство в лице Минцифры России в 2021 году утвердили единые требования к форме и содержанию такой доверенности, в том числе в машиночитаемой доверенности необходимо указывать наименование и номер доверенности, сведения о доверителе, сведения о представителе, дата оформления и срок действия и др. Кроме этого, операторы государственных информационных систем, в том числе приведенные выше в качестве примеров, имеют право установить дополнительные требования к предоставлению машиночитаемых доверенностей. Единый формат машиночитаемой доверенности - XML. Доверенность подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью в формате XMLDSIG или в соответствии с Форматом электронной подписи, утвержденным Приказом Минкомсвязи России.
С 1 февраля 2026 года Минцифры России отменена обязанность указывать вид, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность представителя, а также необходимость обозначения наименования и кода органа, который предоставил данный документ. Всю эту информацию разрешат отражать в доверенности как дополнительную.
Таким образом, государственный орган продолжает работу по совершенствованию применения такого технологического решения, как машиночитаемая доверенность, что, по мнению Елены Баракиной, доцента кафедры международного и публичного права Финансового университета при Правительстве Российской Федерации, будет способствовать снижению вероятности ошибок при автоматической обработке полномочий в электронных системах и административной нагрузки на компании, так как заполнение раздела с паспортными данными представителя часто вызывали сложности при заполнении, поэтому отнесение их к дополнительным, упрощает процесс создания новых таких доверенностей. Кроме этого, следует отметить, что выпущенные до 1 февраля 2026 года, не нужно переоформлять из-за введения указанных требований, они остаются действительными в течение всего срока, на который оформлены.